Склад необхідних документів у ФОП

Які документи повинен мати ФОП.

1. Трудовий договір з працівником у письмовій формі. Трудовий договір має бути укладений у письмовій формі (п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗпП). Як зразок можна взяти форму трудового договору, затверджену наказом Мінпраці від 08.06.2001 р. № 260. Але ФОП може видозмінити форму трудового договору: прибрати неактуальні дані й додати необхідні пункти.

2. Список розпоряджень (наказів) про прийняття на роботу. Це вимога ч. 3 ст. 24 КЗпП, згідно з якою «працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу, та повідомлення центрального органу виконавчої влади з питань забезпечення формування та реалізації державної політики з адміністрування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування про прийняття працівника на роботу».

3. Записи до трудових книжок про прийом на роботу. Трудові  книжки ведуться на всіх працівників, які працюють у ФОПа понад п’ять днів (абз.2 п. 1.1. «Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників»).

На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи.

Відповідно  до укладених  з  працівниками письмових трудових договорів ФОПи роблять записи до трудових книжок працівників про прийняття на  роботу та звільнення з  роботи (абз.2 п. 2.21-1. «Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників»). При цьому ФОП не має права заводити трудову книжку для працівника, а підтвердженням його стажу буде письмовий трудовий договір із зазначенням періоду роботи.

4. Табель обліку використання робочого часу. Відповідно до частини 2 статті 30 Закону України «Про оплату праці»: роботодавець зобов’язаний забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи і бухгалтерський облік витрат на оплату праці у встановленому порядку.

5. ФОП може використовувати для обліку робочого часу типову форму № П-5. ФОП зобов’язаний вести облік робочого часу та може його вести за формою П-5, затвердженою Наказом Держкомстату № 489 від 05.12.2008р. Табель підтверджує, що ФОП веде облік:

– фактично відпрацьованого працівниками часу (у режимі повного, скороченого, неповного робочого часу);

– годин, відпрацьованих надурочно, у святкові та неробочі дні, у вечірній і нічний час тощо;

– часу, не відпрацьованого працівником з поважних (хвороба, відпустка) і неповажних (прогул) причин.

6. При нарахуванні заробітної плати працівникам необхфдно нараховувати індексацію. Відповідно до Закону України «Про державні соціальні стандарти та державні соціальні гарантії» від 05.10.2000 р. № 2017-III (далі — Закон № 2017) індексація грошових доходів населення є державною гарантією, яка встановлена з метою підтримання достатнього життєвого рівня громадян та купівельної спроможності їх грошових доходів в умовах зростання цін.

Статтею 19 Закону № 2017 передбачено, що державні соціальні гарантії є обов’язковими для всіх державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності. Відповідно до статті 33 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.95 р. № 108/95-ВР у період між переглядом розміру мінімальної заробітної плати індивідуальна заробітна плата підлягає індексації згідно з чинним законодавством.

Правові, економічні та організаційні основи проведення індексації визначено Законом України «Про індексацію грошових доходів населення» від 03.07.91 р. № 1282-XII (далі — Закон № 1282). Індексація нараховується на частину грошового доходу громадянина, яка не перевищує прожитковий мінімум, установлений для різних соціальних і демографічних груп населення.

Статтею 15 Закону № 1282 передбачено, що за порушення законодавства про індексацію грошових доходів населення винні особи притягаються до відповідальності відповідно до закону. Правила обчислення індексу споживчих цін та сум індексації визначені Порядком проведення індексації грошових доходів населення, затвердженим постановою КМУ від 17.07.2003 р. № 1078 (із змінами), який поширюється на підприємства, установи та організації незалежно від форми власності і господарювання, а також на фізичних осіб, що використовують працю найманих працівників.

7. Графік надання щорічних відпусток. Порядок надання відпусток визначається графіками відпусток, які доводяться до відома всіх працівників. Згідно ст. 10 Закону України «Про відпустки» черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються власником або уповноваженим ним органом за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводиться до відома всіх працівників. При складанні графіків ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку.

Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і власником або уповноваженим ним органом, який зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну.

Власник або уповноважений ним орган зобов’язаний вести облік відпусток, що надаються працівникам.