Електронна трудова книжка: правила ведення

Також сучасна система дасть змогу працівникам будь-коли перевірити свій страховий стаж, а в майбутньому – автоматично вийти на пенсію без візиту до Пенсійного фонду України.

Відтепер кожен роботодавець зобов’язаний надавати відомості про трудову діяльність своїх найманих працівників в електронному форматі. Зокрема, робити записи про прийняття на роботу, переведення чи звільнення, строкову військову службу та інші події, які раніше фіксувалися в паперовій формі.

За Законом України від 05 лютого 2021 року № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» у працівників і роботодавців є п’ять років для оцифрування трудових книжок. Після перевірки даних з боку Пенсійного фонду України та їхнього внесення до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування буде сформований кінцевий варіант електронної трудової книжки. Відтоді паперова версія буде непотрібна і зможе зберігатися в працівника або вестися паралельно з електронною версією, якщо цього забажає працівник.

Щоб завести ЕТК необхідно увійти до особистого кабінету на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України (ПФУ) за допомогою авторизації:

► за кваліфікованим електронним підписом (КЕП), який можна отримати в Державній податковій службі України, акредитованому центрі сертифікації ключів, а також у деяких банках;

► за логіном і паролем – для цього необхідно зареєструватися на порталі за допомогою коду, отриманого в територіальних органах ПФУ за наявності паспорта, ідентифікаційного коду та відповідної заяви;

► через сервіс ID.GOV.UA, який передбачає ідентифікацію за електронним підписом, за мобільним телефоном (Mobile ID) або наявності рахунку в одному з 27 банків України (Bank ID).

Відомості про трудову діяльність можуть вносити самі працівники та/або їхні роботодавці. Для цього необхідно мати скановані кольорові копії усіх сторінок трудової книжки у хронологічному порядку та відповідних документів, до яких внесено записи з оригіналів трудової або інших документів, що підтверджують стаж.

Найманий працівник має можливість перевірити записи про трудові відносини, обравши розділ «Електронна трудова книжка».

В електронній трудовій книжці наразі є дані за основним місцем роботи, починаючи з 2004 року. Якщо трудова діяльність почалася раніше, можливо додати про це інформацію особисто, надіславши скановані копії документів.

До електронної трудової книжки треба завантажити всі документи, що впливають на розрахунок стажу. Окрім трудової книжки, це можуть бути документи про набуття освіти, свідоцтво про народження дитини (для жінок), військовий квиток та інші документи.

Більш детальніше про електронну трудову книжку можливо ознайомитись на офіційному вебпорталі Державної служби України з питань праці за посиланням