Vasyl
Передача книг державної реєстрації актів цивільного стану та метричних книг на постійне зберігання до державного архіву здійснюється щороку — після завершення 75-річного строку їх зберігання у відділах державної реєстрації актів цивільного стану (ДРАЦС).
Отже, якщо з дати складання актового запису минуло менше 75 років, за отриманням довідки слід звертатися до відділу ДРАЦС за місцем проживання.
Після завершення 75 років з дня складання запису документи передаються до державного архіву відповідної області або міста Києва, і саме туди потрібно звертатися для отримання архівної довідки.
Подати запит можна особисто, надіслати поштою або, за наявності технічної можливості, в електронній формі. У запиті важливо чітко вказати:
- прізвище, ім’я, по батькові;
- дату й місце події;
- тип документа (свідоцтво про народження, шлюб, смерть тощо);
- контактну інформацію (електронна пошта, телефон).
Термін розгляду — до 30 календарних днів, у виняткових випадках — до 45 днів (за рішенням керівника архіву).
У випадку знаходження архіву на тимчасово окупованій території і неможливості виконання інформаційних запитів громадян, Укрдержархів може визначити іншу державну архівну установу тимчасовим зберігачем фонду користування або страхового фонду, якому делегується право видавати інформаційні документи.
Джерело:
https://minjust.gov.ua/news/ministry/yak-otrimati-arhivnu-dovidku-pro-narodjennya-shlyub-rozluchennya-chi-smert
Коментує сімейний адвокат, доктор юридичних наук, професор Скрябін Олексій Миколайович (https://advokat-skriabin.com/)
Архівні довідки ДРАЦС відіграють важливу роль у підтвердженні фактів державної реєстрації актів цивільного стану, зокрема у випадках, коли мова йде про події, що мали місце багато років тому. Якщо з дати складання актового запису минуло менше 75 років, отримати документ можна безпосередньо у відповідному відділі ДРАЦСу, але у разі, коли вже сплинув 75-річний строк зберігання, записи передаються на постійне зберігання до державного архіву відповідної області чи міста, і саме туди потрібно звертатися по архівну довідку. Практичні поради щодо такого порядку отримання документів ДРАЦС, що вже у архіві, викладено у матеріалі «Архівні довідки ДРАЦС»: https://razvod24.com.ua/poslugy/arhivni-dovidky-dratss/
Особливо часто архівні довідки потрібні для підтвердження обставин, які стали підставою для юридичних дій — наприклад, встановлення дати народження особи для спадкових справ або підтвердження дати державної реєстрації шлюбу для розірвання шлюбу чи зміни прізвища. У таких випадках отримати архівну довідку про народження можна лише через архівні установи після відповідного строку зберігання. Більш детально про те, які саме дані містить архівна довідка про народження, та як правильно оформити запит, можна прочитати в окремому роз’ясненні: https://rozirvannya-shlyubu.com.ua/arhivna-dovidka-pro-narodzhennya/
Загальні правила архівних довідок ДРАЦС, які включають і народження, і шлюб, і розлучення, і смерть, описані у матеріалі «Архівні довідки ДРАЦС» з прикладами формулювання запитів та порядком звернення: https://rozirvannya-shlyubu.com.ua/arkhivni-dovidki-draczs/
На практиці ключове — правильно визначити територіальну підсудність запису: якщо подія сталася давно і записи вже передано до архіву, звертатись до районного ДРАЦСу немає сенсу, бо вам автоматично дадуть рекомендацію обрати архівну установу. Також важливо чітко вказати у запиті всі наявні відомості — ПІБ, дату і місце події, тип документу та контактні дані — це значно пришвидшує пошук і видачу довідки в установлені строки.
У підсумку, архівна довідка не є простою формальністю: це офіційний документ, що підтверджує актовий запис, і її правильне оформлення та подання запиту може бути вирішальним для реалізації прав особи у спадкових, сімейних, адміністративних та судових справах.
Професійну думку у сфері сімейного та цивільного права надає адвокат, доктор юридичних наук, професор Олексій Миколайович Скрябін — https://advokat-skriabin.com/
Архівна довідка з державного архіву є ключовим документом у багатьох юридичних процедурах: оформленні спадщини, підтвердженні родинних відносин, відновленні втрачених документів, отриманні соціальних виплат або зверненні до суду. На практиці заявники часто помилково звертаються до ДРАЦС, не враховуючи 75-річний строк зберігання актових записів, що призводить до втрати часу.
Особливо складними є ситуації, коли актові записи перебувають на тимчасово окупованих територіях або були знищені. У таких випадках архівна довідка або відповідь архіву про відсутність запису стає підставою для встановлення юридичного факту в судовому порядку.