Запроваджено електронний архів для створення належних умов для постійного зберігання електронних документів

Міністерство юстиції та Державна архівна служба України реалізували пілотний проект щодо запровадження електронного архіву та створення належних умов для постійного зберігання електронних документів Національного архівного фонду і державних електронних інформаційних ресурсів.

Йдеться про створення спеціалізованого модуля «Архів» апарату Міністерства юстиції України та модернізацію системи «Електронні архівні системи (ЕЛАРСИС)».

«Тобто, ми створили усі умови, аби архівні документи накопичувались, обліковувались та зберігались в електронному вигляді. До того ж, весь цей процес відбуватиметься автоматизовано. Тож, тепер усього за кілька кліків можна буде знайти необхідні архівні відомості, а не переривати стоси паперових документів. Українські архіви стають ще доступніші», — повідомив під час презентації пілотного проекту заступник Міністра юстиції України з питань цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації Сергій Орлов.

Тільки Міністерством юстиції до державного архіву щорічно передаються 1 200 справ паперових документів, що орієнтовно складає 240 000 аркушів формату А4. Крім того, для документів постійного та тривалого (понад 10 років) строку зберігання, створених в електронній формі, виготовляються ще й засвідчені паперові копії таких документів. Вони теж підлягають передаванню до державного архіву разом із оригіналами електронних документів.

«Реалізація ж пілотного проекту «е-Архів» дасть змогу здійснювати роботу з архівування електронних документів в органах влади та створить належні умови для постійного зберігання і використання електронних документів Національного архівного фонду (так званих «born digital documents») та державних інформаційних електронних ресурсів. Після подальшого масштабування в Україні запрацюють справжні електронні архіви! Відкриваємо еру електронного архівування в Україні разом», – зазначив голова Державної архівної служби України Анатолій Хромов.

Тестування модуля такого е-архіву вже проведено в системі електронного документообігу «АСКОД», а саме — сформовано та передано окремі пакети електронних документів, створених в Міністерстві юстиції, на архівне зберігання до архіву Мін’юсту та до Центрального державного аудіовізуального та електронного архіву.

Надалі ж проект буде масштабовано на всі органи влади, а згодом — і на інші організації.

Довідково

Пілотний проект реалізовано Міністерством юстиції України разом із Державною архівною службою, Міністерством цифрової трансформації України, проектом ЄС Pravo-Justice та іншими партнерами.

Запровадження електронного архіву та розроблення спеціалізованого програмного забезпечення для роботи з архівними електронними документами і їхнього зберігання передбачено Планом заходів із реалізації Стратегії реформування державного управління України на 2022-2025 роки.

Джерело